Politique sur la protection des renseignements personnels
Le 16 novembre 2023
Politique sur la protection des renseignements personnels
Corporation des officiers municipaux en bâtiment et en environnement du Québec (COMBEQ)
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Introduction
La Corporation des officiers municipaux en bâtiment et en environnement du Québec (COMBEQ) accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses membres, de ses employés et de tous ceux qui interagissent avec elle. Cette politique sur la protection des renseignements personnels vise à expliquer comment nous collectons, utilisons, divulguons, archivons et protégeons les renseignements personnels conformément aux dispositions de la Loi 25. Nous nous engageons à respecter la vie privée de nos membres et à maintenir la confidentialité de leurs informations personnelles.
Collecte de renseignements personnels
Nous collectons les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de nos activités. Lorsque nous recueillons ces données nous nous engageons à le faire de manière légale, équitable et transparente. Les types de renseignements personnels que nous pouvons collecter comprennent, sans s’y limiter, les noms, les adresses, les adresses électroniques, date de naissance, numéros de téléphone, informations de facturation, scolarité, etc. Des photos peuvent également être prises lors des événements et activités.
Les renseignements personnels sont recueillis par le biais de formulaires de contact, de formulaires d’inscription au congrès ou à une activité, de demandes de consultations techniques et juridiques ainsi que de la création ou la mise à jour du profil lors de l’adhésion à la Corporation.
Google Analytics est utilisé pour analyser les visites effectuées sur le site Web de la Corporation et en évaluer la performance. Pour cela, une bannière vous informe de l’utilisation de témoins sur tous les sites, vous offrant ainsi la possibilité de donner ou non votre consentement pour les témoins non essentiels.
Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés pour répondre aux demandes et questions en lien avec les activités et la mission de la COMBEQ et permettent d’offrir les services auxquels les membres sont en droit de recevoir, notamment aux fins suivantes :
• Fournir nos services et répondre aux demandes des membres;
• Communiquer avec les membres concernant les services, les mises à jour législatives et les activités de la COMBEQ;
• Compléter une inscription à une activité, au congrès annuel ou pour devenir membre;
• Identifier le membre en lien avec le programme de formation;
• Compiler des statistiques sur la profession.
Divulgation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont accessibles uniquement aux employés de la COMBEQ. Ils peuvent également être partagés avec des tiers en lien avec la mission ou les services offerts par la COMBEQ, notamment les fournisseurs technologiques et la compagnie d’assurance des membres. Nous demandons formellement à ces tiers de respecter leurs obligations de confidentialité. Les renseignements personnels collectés ne seront pas communiqués ou commercialisés en aucun cas, sauf aux termes d’une contrainte légale.
Conservation des renseignements
personnels
Nous conservons les renseignements personnels des membres pour toute la durée de leur relation avec la COMBEQ. Pour les dossiers de formation, des renseignements pouvant remonter jusqu’à 2005 peuvent être conservés.
Nous conservons les renseignements personnels sur les supports physiques suivants :
• Dossiers en papier.
Nous conservons les renseignements personnels sur les supports numériques locaux suivants :
• Disques durs portables et clés USB;
• Ordinateurs de table et ordinateurs portables.
Nous conservons les renseignements personnels sur les supports infonuagiques suivants :
• SIGMA – CRM infonuagiques;
• Microsoft SharePoint;
• Hébergeur Web;
• Boîtes courriels;
• Logiciel comptable.
Lorsqu’ils ne sont plus utiles, nous disposons des renseignements personnels de la manière suivante :
Nous archivons ou détruisons ces données à notre discrétion à la fin de la relation à moins que le membre fasse une demande explicite de détruire les informations le concernant ou si une période de conservation maximale ou minimale est exigée par la loi.
Tous les supports physiques sont déchiquetés. Les supports informatiques sont effacés, mais ne sont pas détruits.
Sécurité des renseignements personnels
Nous utilisons les technologies et les procédures de sécurité suivantes pour protéger les renseignements personnels :
• Identifiant et mot de passe;
• Pare-Feu logiciel;
• Pare-Feu matériel;
• Antivirus et analyse régulière sur tous les ordinateurs du réseau;
• Chiffrement des mots de passe de nos bases de données;
• Contrôle des accès logiciels aux données informatiques;
• Contrôle des accès physiques aux bureaux;
• Protocole SSL.
Accès et correction des renseignements personnels
En tout temps, les membres ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels et de les corriger, les modifier ou les supprimer si nécessaire. Pour exercer ces droits, les membres peuvent nous contacter en utilisant les coordonnées du responsable fournies à la fin de cette politique.
Il sera généralement impossible de maintenir vos relations avec la COMBEQ dans le cas d’une demande de suppression des renseignements personnels.
Liens Externes
Le site Web de la COMBEQ comporte des hyperliens et des références vers d’autres sites. La COMBEQ ne peut pas être tenue responsable du contenu ou des pratiques de protection des renseignements personnels des liens externes.
Si un lien externe ne semble pas respecter la politique, veuillez communiquer avec la COMBEQ.
Modifications de la politique
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique sur la protection des renseignements personnels à tout moment. Toute modification sera publiée sur notre site Web et entrera en vigueur dès sa publication. Il est conseillé aux utilisateurs de consulter régulièrement notre politique pour rester informés des mises à jour.
Coordonnées du responsable
Pour toute question, préoccupation ou demande liée à la protection des renseignements personnels ou à cette politique, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la COMBEQ:
Dany Marcil
Directeur général
365, rue Normand, Bureau 260
Saint-Jean-sur-Richelieu
(Québec) J3A 1T6
450 348-7178 poste 102