La délivrance de permis est probablement l’une des tâches quotidiennes suscitant le plus d’interrogations auprès des officiers municipaux. Les questions de droits acquis, l’analyse de plans et la vérification de leur conformité aux règlements municipaux sont des aspects qui amènent certainement une complexité additionnelle au travail de la personne responsable du traitement de ces demandes.

Afin d’éviter un oubli lors de l’analyse d’une telle demande, entre autres en raison d’une contrainte relative aux délais de réponse applicables, les municipalités ont tout intérêt à élaborer et à mettre en place divers outils qui leur permettront de gagner un peu de temps.

Il est toutefois à noter que ces outils, préalablement à leur utilisation, doivent être adaptés à la réalité de chacune des municipalités, le tout en conformité avec leurs règlements municipaux.

Dans le but de vous inspirer, voici une liste d’exemples d’outils qui pourraient être mis de l’avant par une municipalité :

• Élaborer un aide-mémoire à remplir qui sera utilisé à chaque demande de permis et classer au dossier une fois l’analyse terminée.   
  
• Préparer des formulaires à remplir par les employés et les officiers municipaux pour chacune des étapes à franchir dans le cadre d’une analyse de demande de permis, par exemple le paiement des frais applicables, le cas échéant.           
  
• Garder à portée de main une version administrative de la règlementation en vigueur et effectuer la mise à jour de celle-ci dès qu’une modification lui est apportée.       
  
• Imprimer, sur des affiches de grandeur permettant d’y lire les détails, des cartes et des plans identifiant les diverses zones du territoire et les informations relatives à chacune d’elles (zone de contrainte, zone verte/agricole, usages autorisés, etc.).

• Conserver les documents selon une méthode de classement efficace et logique permettant d’avoir facilement accès à un dossier ou à un document en cas de recherche.

• Dispenser de la formation aux employés et aux officiers municipaux*.

• Créer une liste des ressources à contacter en cas de besoin.       
  

* À cet effet, La Mutuelle des municipalités du Québec (MMQ) offre le webinaire Comment réduire les risques d’erreurs et d’omissions lors de la délivrance de permis et certificats en matière d’urbanisme?

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, notamment quant à l’élaboration d’outils, n’hésitez pas à contacter le Service d’assistance juridique FQM/MMQ qui se fera un plaisir de vous accompagner dans vos démarches.           

Cynthia Tremblay      
Avocate
Service d’assistance juridique FQM/MMQ